Digitalisering

Digitalisering och dokumenthantering

Lagring – Från pärm till hårddisk

Att omvandla tryckt information, bokstäver och siffror på ett pappersark till en fil på hårddisken är grundläggande digitalisering. Omvandling av lagrade media helt enkelt. Text på pappersark som sätts in i en pärm är ju lagring, om än helt analog sådan. Detta är ofta sinnebilden av en digital arbetsmiljö, att fakturor, offerter och underlag går att komma åt via en dator.

Delade dokument

Nästa steg är att kunna dela de lagrade dokumenten inom organisationen. Istället för att ta en promenad till arkivet eller dra ut en pärm från kontorets bokhylla öppnar du en delad mapp och plockar fram det du söker. Dessa mappar och filer är också fullt sökbara i en korrekt upprättad digital arbetsmiljö.

Begränsad åtkomst

Till skillnad mot bokhyllan kan man efter en digitalisering av dokumenten begränsa åtkomsten till valfria mappar och dokument. Vem som helst skall inte kunna plocka med sig den där blå pärmen med känslig företagsinformation. Det kanske bara är ledningsgruppen som skall ha åtkomst till de dokumenten. Då skapar man rättigheter på person- eller avdelningsnivå som styr åtkomsten.

Begränsad spridning

Om vi fortsätter liknelsen med pärmarna så kan man i en digital arbetsmiljö förhindra att pärmen lämnar kontoret. Fysiska dokument kan vem som helt med lätthet stoppa ner i en väska och ta med sig hem. Med digitala dokument är det annorlunda. Här kan man styra varifrån ett dokument får öppnas, och även vart det får skrivas ut, och om det ens får skrivas ut. Likaså kan man på detta sätt förhindra att dokument delas som t.ex en bifogad fil i ett mail.

Microsoft SharePoint är lösningen

Hur löser man då detta med digitalisering och säker hantering av dokument?
Svaret är Microsoft 365 och SharePoint – ett programvaruverktyg för gruppsamarbete. Direktöversätter man SharePoint får man ”DelningsPunkt” vilket är exakt vad det är. Med SharePoint kan din organisation skapa webbplatser för att lagra, ordna, dela och få åtkomst till information från valfri enhet.
För att addera ytterligare säkerhet inom organisationen finns en funktion som heter ”Conditional Access” eller ”Villkorsstyrd Tillgång”. Väldigt kortfattat innefattar detta begränsad åtkomst baserat på exempelvis grupp- eller användarmedlemsskap, betrodda IP-adresser och även tvåfaktorsautentisering.

Vi hjälper dig med digitaliseringen

Allt det här låter ju väldigt bra, eller hur? 🙂
Kontakta oss så berättar vi mer om hur enkelt det är att komma igång, och hur mycket effektivare och säkrare en digitaliserad arbetsplats är. Vi har erfarenheten och kompetensen och vi tycker det riktigt kul att dela med oss av den!